Документы
Документы поставки: кто за что отвечает
Инвойс, спецификация, упаковочный лист и транспортный документ — зачем нужен каждый.
Проверено
Документы поставки описывают одну и ту же партию с разных сторон. Пока они сходятся между собой, их почти не замечают; расхождение обнаруживается на границе и стоит недели простоя.
Базовый комплект
- 1Контракт со спецификацией — что именно покупается, в каком исполнении и на каких условиях.
- 2Коммерческий инвойс — сколько единиц, по какой цене, на какую сумму.
- 3Упаковочный лист — как партия разложена по местам: коробки, вес, габариты.
- 4Транспортный документ — накладная или коносамент, в зависимости от маршрута.
Важно знатьСпецификация отвечает на «что именно», инвойс — на «сколько и почём». Именно на спецификацию ссылаются, когда приехало не то: без описания материалов, размеров и комплектации предъявить претензию не к чему.
Дальше состав зависит от товара и страны назначения: сертификаты соответствия, разрешительные документы, подтверждение происхождения. Выяснять их список стоит до запуска партии, а не после её готовности — сертификация имеет собственные сроки, и они бывают длиннее производства.
ОсторожноСверяйте количества и наименования между инвойсом, упаковочным листом и транспортным документом до отправки. Разница в одной позиции — обычная причина задержки груза, и исправлять её постфактум дольше, чем оформить заново.